06403 Tagesaktuelle Kostenrechnung für Arbeitsmittel
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Eine umfassende und schnelle Erfassung der Nutzungszeiten von Arbeitsmitteln bietet eine Reihe von wirtschaftlichen Vorteilen für Unternehmen. In diesem Beitrag wird an einem konkreten Beispiel dargestellt, wie eine mobile Zeiterfassung für Arbeitsmittel praktikabel umgesetzt werden kann. von: |
1 Stand der Dinge
Instandhaltungsbetriebe besitzen – je nach Branche und Tätigkeitsumfang – unterschiedliche Arten und Mengen von Arbeitsmitteln, also Werkzeuge, Messgeräte, technische Hilfsmittel, Fahrzeuge und so weiter. In der Regel wird sehr viel Kapital in diesen Arbeitsmitteln gebunden. Man sollte deshalb vermuten, dass das Augenmerk auf die betriebswirtschaftlich optimale Nutzung gelegt wird und dass Instandhaltungsbetriebe
| • | wissen, wie die Auslastung ihrer Arbeitsmittel ist, |
| • | wissen, welche Kosten die Arbeitsmittel je Zeiteinheit verursachen, |
| • | wissen, was die Vorhaltung eines Arbeitsmittels kostet, |
| • | wissen, was der Betrieb eines Arbeitsmittels kostet, |
| • | wissen, welche Arbeitsmittel sehr selten zum Einsatz kommen, |
| • | die Kosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger belasten, |
| • | die Verluste von Arbeitsmitteln kennen. |
Intransparenz über Arbeitsmittelverwendung
Die Praxis zeigt, dass die meisten Betriebe solche Informationen bestenfalls für besonders teure Arbeitsmittel erheben und aufbereiten. Für die Mehrzahl der vielen hundert Arbeitsmittel in einem typischen Instandhaltungsbetrieb gilt: Wir haben keine Ahnung.
Die Praxis zeigt, dass die meisten Betriebe solche Informationen bestenfalls für besonders teure Arbeitsmittel erheben und aufbereiten. Für die Mehrzahl der vielen hundert Arbeitsmittel in einem typischen Instandhaltungsbetrieb gilt: Wir haben keine Ahnung.
Hoher Aufwand abschreckend
Die Gründe dürften im Wesentlichen im hohen Erhebungsaufwand liegen. Wer will schon akribisch erfassen, wann ein Bohrhammer von welchem Mitarbeiter zu welchem Einsatzort mitgenommen wurde und wie lange er dort geblieben ist? Die Unternehmen würden sich einen gewaltigen Verwaltungsaufwand aufbürden.
Die Gründe dürften im Wesentlichen im hohen Erhebungsaufwand liegen. Wer will schon akribisch erfassen, wann ein Bohrhammer von welchem Mitarbeiter zu welchem Einsatzort mitgenommen wurde und wie lange er dort geblieben ist? Die Unternehmen würden sich einen gewaltigen Verwaltungsaufwand aufbürden.
Herkömmliche Arbeitsmittel-Kostenrechnung
In diesem Beitrag wird der Ablauf hinterfragt, mit dem eine Arbeitsmittelverwaltung herkömmlich abläuft und eine technische Alternative aufgezeigt, mit der immer mehr Unternehmen ihre Hunderte oder Tausende von Arbeitsmittel komfortabel verwalten, um die enormen Kosten in diesem Unternehmensbereich transparent zu machen und systematisch zu verringern.
In diesem Beitrag wird der Ablauf hinterfragt, mit dem eine Arbeitsmittelverwaltung herkömmlich abläuft und eine technische Alternative aufgezeigt, mit der immer mehr Unternehmen ihre Hunderte oder Tausende von Arbeitsmittel komfortabel verwalten, um die enormen Kosten in diesem Unternehmensbereich transparent zu machen und systematisch zu verringern.
Keine flächendeckende Dokumentation
Ob die Arbeitsmittelnutzung an bestimmten Einsatzorten bzw. für bestimmte Aufträge erfasst wird, hängt in der Praxis u. a. davon ab, ob es Dokumentationspflichten gibt, die eine Erfassung der Arbeitsmittelnutzung einschließen, und welchen Wert die Arbeitsmittel haben. Die Nutzung von Großgeräten wird häufig präzise erfasst, der Einsatz der vielen Kleingeräte wird hingegen meist nicht dokumentiert. Die Erfassung geschieht vielfach papiergebunden und verursacht dadurch wiederum Verwaltungsaufwand im Büro, wo die Protokolle in eine Software übertragen werden müssen, damit die mit der Nutzung verbundenen Kosten den Kostenträgern zugebucht werden können. Die Kosten derjenigen Arbeitsmittel, deren Nutzung nicht erfasst wurde, versickern in den Gemeinkosten.
Ob die Arbeitsmittelnutzung an bestimmten Einsatzorten bzw. für bestimmte Aufträge erfasst wird, hängt in der Praxis u. a. davon ab, ob es Dokumentationspflichten gibt, die eine Erfassung der Arbeitsmittelnutzung einschließen, und welchen Wert die Arbeitsmittel haben. Die Nutzung von Großgeräten wird häufig präzise erfasst, der Einsatz der vielen Kleingeräte wird hingegen meist nicht dokumentiert. Die Erfassung geschieht vielfach papiergebunden und verursacht dadurch wiederum Verwaltungsaufwand im Büro, wo die Protokolle in eine Software übertragen werden müssen, damit die mit der Nutzung verbundenen Kosten den Kostenträgern zugebucht werden können. Die Kosten derjenigen Arbeitsmittel, deren Nutzung nicht erfasst wurde, versickern in den Gemeinkosten.
Arbeitsmittelkosten häufig nicht Projekten zugeordnet
Viele Kosten für Arbeitsmittel werden als Gemeinkosten behandelt und nicht den verursachenden Kostenträgern zugebucht. Solange die Arbeitsmittelkosten solche Gemeinkosten bleiben, wird es keine Bestrebungen einzelner Verantwortlicher, z. B. Projektleiter, geben, die Arbeitsmittelkosten zu senken, denn ihre Bemühungen schlagen sich nicht in einem verbesserten Projektergebnis nieder. Das Unternehmen insgesamt muss die hoch bleibenden Gemeinkosten für Arbeitsmittel tragen. Würde es gelingen, die Verantwortung für Kosten zu ermitteln und die Projektergebnisse abhängig von den Arbeitsmittelkosten zu machen, würde dies die Motivation der Projektverantwortlichen verbessern, die Kosten für Arbeitsmittel zu senken, beispielsweise indem die Vorhaltezeiten an den Einsatzorten verringert werden und so die Anzahl der insgesamt im Unternehmen benötigten Arbeitsmittel zu senken.
Viele Kosten für Arbeitsmittel werden als Gemeinkosten behandelt und nicht den verursachenden Kostenträgern zugebucht. Solange die Arbeitsmittelkosten solche Gemeinkosten bleiben, wird es keine Bestrebungen einzelner Verantwortlicher, z. B. Projektleiter, geben, die Arbeitsmittelkosten zu senken, denn ihre Bemühungen schlagen sich nicht in einem verbesserten Projektergebnis nieder. Das Unternehmen insgesamt muss die hoch bleibenden Gemeinkosten für Arbeitsmittel tragen. Würde es gelingen, die Verantwortung für Kosten zu ermitteln und die Projektergebnisse abhängig von den Arbeitsmittelkosten zu machen, würde dies die Motivation der Projektverantwortlichen verbessern, die Kosten für Arbeitsmittel zu senken, beispielsweise indem die Vorhaltezeiten an den Einsatzorten verringert werden und so die Anzahl der insgesamt im Unternehmen benötigten Arbeitsmittel zu senken.
Wirtschaftlicher Schaden
Wenn die Arbeitsmittelnutzung an den Einsatzorten auf Papier erfolgt, liegen die Informationen darüber erst deutlich später im Unternehmen vor, Disponenten haben keinen Nutzen von der papiergebundenen Erfassung der Nutzungszeiten. Wenn die Arbeitsmittelnutzung gar nicht erfasst wird, fehlen solche Informationen im Unternehmen vollständig. Weil niemand verlässliche und vollständige Informationen darüber hat, welche Arbeitsmittel sich an welchem Einsatzort befinden und wie lange sie dort noch benötigt werden, werden im Unternehmen mehr Arbeitsmittel vorgehalten als eigentlich, bei besserer Abstimmung, erforderlich wären.
Wenn die Arbeitsmittelnutzung an den Einsatzorten auf Papier erfolgt, liegen die Informationen darüber erst deutlich später im Unternehmen vor, Disponenten haben keinen Nutzen von der papiergebundenen Erfassung der Nutzungszeiten. Wenn die Arbeitsmittelnutzung gar nicht erfasst wird, fehlen solche Informationen im Unternehmen vollständig. Weil niemand verlässliche und vollständige Informationen darüber hat, welche Arbeitsmittel sich an welchem Einsatzort befinden und wie lange sie dort noch benötigt werden, werden im Unternehmen mehr Arbeitsmittel vorgehalten als eigentlich, bei besserer Abstimmung, erforderlich wären.
Die Lösung ist eine umfassende und schnelle Erfassung der Nutzungszeiten von Arbeitsmitteln, die eine Reihe von wirtschaftlichen Vorteilen für Unternehmen bietet. Im Folgenden wird an einem konkreten Beispiel dargestellt, wie eine mobile Zeiterfassung für Arbeitsmittel praktikabel umgesetzt werden kann.
2 Arbeitsmittelkosten
Arbeitsmittelkosten können auf verschiedenen Wegen in die Kalkulation, in Angebote oder Leistungsverzeichnisse einbezogen werden:
| • | Bestandteil einer TeilleistungDie Arbeitsmittelkosten werden unmittelbar einer einzelnen Teilleistung oder Position im Angebot, der Kalkulation oder dem Leistungsverzeichnis zugeordnet. Hierzu muss das Arbeitsmittel eindeutig einer oder mehreren Positionen zuzuordnen sein, beispielsweise ein bestimmtes Werkzeug für eine bestimmte Tätigkeit. |
| • | TeilleistungWenn das Angebot, die Kalkulation oder das Leistungsverzeichnis eigene Positionen für Arbeitsmittel enthält, können Arbeitsmittelkosten in dieser Position ausgewiesen werden. |
| • | GemeinkostenWenn in dem Angebot oder dem Leistungsverzeichnis keine eigene Position für Arbeitsmittel ausgewiesen werden kann, müssen die Kosten für alle Arbeitsmittel, die nicht in anderen Teilleistungen kalkuliert wurden, als Gemeinkosten kalkuliert werden. |
Was beinhalten Arbeitsmittelkosten?
Die Arbeitsmittelkosten setzen sich aus den Kosten für den Besitz, den Betrieb, die Bereitstellung der Arbeitsmittel sowie die allgemeinen Arbeitsmittelkosten zusammen.
Die Arbeitsmittelkosten setzen sich aus den Kosten für den Besitz, den Betrieb, die Bereitstellung der Arbeitsmittel sowie die allgemeinen Arbeitsmittelkosten zusammen.
| • | Besitz der Arbeitsmittel:
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| • | Betrieb der Arbeitsmittel:
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| • | Bereitstellung der Arbeitsmittel:
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| • | Arbeitsmittel-Gemeinkosten:
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