11002 Das richtige Set-up – Fabrikplanungsprojekte strukturiert angehen
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Dieser Beitrag richtet den Fokus auf die erste Phase eines Fabrikplanungsprozesses – das Projekt-Set-up. Folgende Themen werden vertieft betrachtet und im Hinblick auf eine praktische Umsetzung erläutert:• Projektzielsetzung,• Bildung eines interdisziplinären Projektteams,• Projektmanagement,• Risikobetrachtung und Risikoanalyse,• Eskalationsszenarien. [1] Arbeitshilfen: von: |
1 Einführung
In Kapitel 11001 wurde ein Gesamtüberblick über die einzelnen Phasen im Rahmen eines Fabrikplanungsprojekts gegeben. Die fünf Phasen sind nachfolgend nochmals dargestellt (s. Abb. 1).
In dieser Ausgabe liegt der Fokus auf der Vertiefung und Detaillierung der ersten Phase, dem Projekt-Set-up. So werden vor allem die Themen
| • | Projektzielsetzung, |
| • | Bildung eines interdisziplinären Projektteams, |
| • | Projektmanagement, |
| • | Risikobetrachtung und Risikoanalyse, |
| • | Eskalationsszenarien |
vertieft betrachtet und im Hinblick auf eine praktische Umsetzung erläutert.
Die umfangreiche und detaillierte Bearbeitung der einzelnen Themenfelder während des Projekt-Set-ups stellt die Basis für ein erfolgreiches Fabrikplanungsprojekt dar. Je genauer und detaillierter die Themen zu Beginn diskutiert und ausgearbeitet werden, desto weniger Probleme ergeben sich im weiteren Verlauf des gesamten Projekts. Um diese Arbeitsumfänge mit der nötigen Akribie ausarbeiten zu können, sollten während des Projekt-Set-ups auch die nötigen Ressourcen – Zeit und Mitarbeiterkapazitäten – zur Verfügung gestellt werden.
2 Projektzielsetzung
Wie in jedem Projekt ist es natürlich auch bei Fabrikplanungsprojekten sehr wichtig, die Rahmenbedingungen klar und deutlich festzulegen. So sind die Projektziele ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Set-ups.
Projekte brauchen Projektziele
Der entscheidende Erfolgsfaktor in jedem Projekt und speziell bei umfangreichen und investitionsintensiven Fabrikplanungsprojekten ist es, die Ziele klar festzulegen. Im Rahmen der Zieldefinition ist es entscheidend, aus den übergeordneten Projektzielen in einem weiteren Schritt Teilziele abzuleiten. Eine klare und verständliche Formulierung der Ziele bestimmt die Richtung, in die geplant werden muss. Zur Fixierung der erarbeiteten Ziele und Teilziele eignet sich ein detaillierter und schriftlicher Projektauftrag, der als Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (natürlich auch innerhalb eines Unternehmens) geschlossen wird.
Der entscheidende Erfolgsfaktor in jedem Projekt und speziell bei umfangreichen und investitionsintensiven Fabrikplanungsprojekten ist es, die Ziele klar festzulegen. Im Rahmen der Zieldefinition ist es entscheidend, aus den übergeordneten Projektzielen in einem weiteren Schritt Teilziele abzuleiten. Eine klare und verständliche Formulierung der Ziele bestimmt die Richtung, in die geplant werden muss. Zur Fixierung der erarbeiteten Ziele und Teilziele eignet sich ein detaillierter und schriftlicher Projektauftrag, der als Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (natürlich auch innerhalb eines Unternehmens) geschlossen wird.
Projektziele dienen der Erfolgskontrolle
Die gemeinsam definierten Projektziele sind gleichzeitig die Kriterien für die spätere Erfolgskontrolle. So ist auch eine nachvollziehbare Beurteilung der Projektergebnisse nach Abschluss des Fabrikplanungsprojekts möglich. Darüber hinaus sind die definierten Projektziele und deren Teilziele während der Durchführung des Projekts der Gradmesser, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.
Die gemeinsam definierten Projektziele sind gleichzeitig die Kriterien für die spätere Erfolgskontrolle. So ist auch eine nachvollziehbare Beurteilung der Projektergebnisse nach Abschluss des Fabrikplanungsprojekts möglich. Darüber hinaus sind die definierten Projektziele und deren Teilziele während der Durchführung des Projekts der Gradmesser, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.
Definition Projektziele
Die entscheidenden Projektziele ergeben sich aus dem gemeinsam formulierten Projektauftrag, den konkreten Aufgabenstellungen und dem angestrebten Ergebnis, das mit dem Fabrikplanungsprojekt genauer erreicht werden soll. So ergeben sich aus dem Anforderungskatalog oder einem Lastenheft des (internen) Auftraggebers die Ziele. An den mit diesen Projektzielen verknüpften Projektergebnissen lässt sich erkennen, ob und inwieweit die einzelnen Projektziele erreicht sind bzw. werden. Neben den inhaltlichen, qualitativen und fachspezifischen Projektzielen spielen auch weitere Projektziele in Bezug auf das Projektbudget (Kostenziel) und den Zeitplan (Terminziel) eine große Rolle.
Abbildung 2 zeigt eine beispielhafte Vorlage für eine Projektagenda, die wir Ihnen auch als editierbare Vorlage zum Download angehängt haben.[
11002_a.xlsx]
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2.1 Projektziele formulieren
Ein Ziel beschreibt die konkrete Vorstellung eines zukünftigen Zustands. Deshalb sollten Projektziele aus übergeordneten Zielen abgeleitet werden und auch mit diesen verknüpft sein. Die gilt im speziellen bei Fabrikplanungsprojekten, bei denen größere Investitionen getätigt werden und die in der Regel auf strategischen Entscheidungen beruhen, das Unternehmen auszubauen. Aus den Projektzielen wird sichtbar, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird, sodass die Relevanz des Projekts für das Unternehmen klar herausgestellt ist. Darüber hinaus müssen Projektziele – wie alle anderen Ziele auch – spezifisch, messbar, anspruchsvoll und terminiert sein. Das drückt die sogenannte SMART-Formel für die Zielformulierung aus (s. Abb. 3).
Praxistipp Balanced Scorecard
SMARTe Ziele aus der Balanced Scorecard ableiten
In der Balanced Scorecard sind die wichtigsten strategischen Ziele eines Unternehmens formuliert. In einem sogenannten Action Plan wird festgehalten, welche Aktionen und Projekte für den künftigen Unternehmenserfolg wichtig sind. Dazu zählen natürlich auch Fabrikplanungsprojekte zur Erweiterung der Produktionskapazitäten bzw. zur Steigerung der Effizienz entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Die konkreten Ziele für ein Fabrikplanungsprojekt lassen sich somit aus den strategischen und langfristigen Zielen ableiten.
2.2 Projektziele vorgeben und besprechen
Die Projektziele inklusive der strategischen Absichten im Rahmen eines Fabrikplanungsprojekts sollten allen Beteiligten bekannt sein. Um die nötige Akzeptanz für das Projekt sicherzustellen, sollten alle Projektteammitglieder die Ziele verstehen und nachvollziehen können. Eine wichtige und entscheidende Voraussetzung dafür ist, dass die Ziele vom (internen) Auftraggeber zwar vorgegeben sind, deren Bedeutung und Ausgestaltung aber durch das Projektteam fachlich hinterfragt werden können und damit auch Anpassungen möglich sind.
Wichtig für die Zielvereinbarung ist also, dass sie
| • | in einem gemeinsamen Vorgehen |
| • | die anzustrebenden Ergebnisse |
| • | für einen bestimmten Zeitraum |
| • | in knapper, schriftlicher Form festlegt. |
Diese können konkret in einer Projektanfrage formuliert werden, aus der dann im weiteren Verlauf des Fabrikplanungsprojekts der endgültige Projektauftrag abgeleitet wird (s. Abb. 4).
Ein Beispiel für eine Projektanfrage haben wir diesem Beitrag als editierbare docx-Datei zum Download angehängt.[
11002_b.docx]
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