11003 Die IST-Analyse als Basis in Fabrikplanungsprojekten

Aussagekräftige Daten sichern eine effiziente Planung der IST-Analyse. Der vorliegende Beitrag hat seinen Schwerpunkt auf der zweiten Phase eines Fabrikplanungsprozesses. Folgende Themen werden vertieft betrachtet und im Hinblick auf eine praktische Umsetzung erläutert:

• Datenerfassung,• Kapazitäts- und Ressourcenbetrachtung,• Repräsentantenwertströme – Material- und Informationsflüsse,• arbeitsplatzbezogene Tätigkeitsanalysen – Informationsflüsse und Wertströme,• Schnittstellenbetrachtung und Organisationsstruktur. [1]

von:

Matthias Miesbeck

1 Einführung

Im Kapitel 11001 wurde ein Gesamtüberblick über die einzelnen Phasen im Rahmen eines Fabrikplanungsprojekts gegeben. Die fünf Phasen sind nachfolgend nochmals dargestellt (s. Abb. 1).

Im vorliegenden Beitrag liegt der Fokus auf der Vertiefung und Detaillierung der zweiten Phase, der „IST-Analyse”. So werden vor allem die Themen Datenerfassung, Kapazitäts- und Ressourcenbetrachtung, Repräsentantenwertströme (Material- und Informationsflüsse), arbeitsplatzbezogene Tätigkeitsanalysen (Informationsflüsse und Wertströme) sowie Schnittstellenbetrachtung und Organisationsstruktur vertieft betrachtet und im Hinblick auf eine praktische Umsetzung erläutert.

Abb. 1: Übersicht Projektphasen – IST-Analyse

Die Blöcke der IST-Analyse lassen sich wie in Abbildung 2 dargestellt detaillierter beschreiben und auf verschiedene Betrachtungswinkel herunterbrechen, die im Anschluss genauer erläutert werden.

Abb. 2: IST-Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln

2 Datenaufnahme

Zeit und Ressourcen einplanen
Die Datenaufnahme (s. Abb. 3) ist ein sehr bedeutender und gleichzeitig sehr umfangreicher Part im Rahmen der IST-Analyse. Dafür sind genügend Ressourcen und auch genügend Zeit einzuplanen, um aus den ermittelten Daten die richtigen Schlüsse ziehen zu können.

Es wird nicht in allen Bereichen möglich sein, wirklich valide Daten direkt aus bestehenden Systemen ermitteln zu können. Deshalb muss man sich gegebenenfalls mit Methoden der repräsentativen Datenermittlung behelfen.

Abb. 3: Datenaufnahme

Der Block der Datenerfassung lässt sich grundsätzlich in zwei Methoden aufteilen:

1.	Die direkten Methoden der Datenerfassung
2.	Die indirekten Methoden der Datenerfassung

2.1 Die direkten Methoden der Datenerfassung

In diesem Fall werden die benötigten Daten direkt aus den einzelnen vorhandenen Prozessen im Unternehmen ermittelt oder auch aus Datenbanken ausgelesen und übernommen. Die Planer bzw. die Datenanalysten haben dabei die im Folgenden beschriebenen Möglichkeiten, die benötigten Daten zu ermitteln.

Durch Zählen und Messen lassen sie zum Beispiel folgende Daten ermitteln:

•	Ereignisse und Zustände von Maschinen, Anlagen und Transportmitteln, wie beispielsweise Störungen, Stillstände, Fehllieferungen,
•	Zeiten – Produktionszeiten, Transportzeiten, Wartezeiten, Liegezeiten, Prozesszeiten, Planzeiten vs. IST-Zeiten,
•	Flächen der bestehenden Transportwege, Lagerflächen, Produktionsflächen, Freiflächen, Vorbereitungsflächen, Kommissionierflächen,
•	Daten aus Befragungen und Selbstaufschreibungen,
•	persönliche permanente oder kurzzeitige Beobachtungen im Stichprobenverfahren mithilfe von Multimomentaufnahmen oder auch Dauerbeobachtungen,
•	Planzeitenverfahren mit z. B. REFA oder MTM,
•	Videoaufnahmen.

2.2 Fachexkurs REFA

Zur Ermittlung von Vorgabezeiten, die vielfach dann für die weiteren Planungsschritte verwendet werden, hat die REFA (Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung) ein standardisiertes Programm entwickelt, das sich in folgende Schritte gliedert:

Verwendungszweck

Zu Beginn der Zeitaufnahme muss der Verwendungszweck der REFA-Aufnahme festgelegt werden. Der Verwendungszweck hat einen entscheidenden Einfluss auf die anzuwendende Sorgfalt und Genauigkeit während der Zeitstudie.

Arbeitsbeschreibung

Arbeitsbeschreibung: Zur Sicherstellung der Wiederholbarkeit ist eine genaue Beschreibung des Arbeitssystems wichtig. Dabei müssen folgende Punkte beachtet werden:

–	Arbeitsaufgabe,
–	Arbeitsverfahren,
–	verwendete Arbeitsmethode.

Darüber hinaus wird festgehalten, welche Tätigkeiten direkt zur Arbeit gehören und in welche einzelnen Arbeitsschritte der Ablauf unterteilt werden kann.

Durchführung der Zeitaufnahme

Die Durchführung der Zeitaufnahme lässt sich wie folgt beschreiben:

–	Gliederung des Ablaufs in Ablaufabschnitte und Beschreibung der einzelnen Schritte,
–	klare Festlegung von Messpunkten, die den Anfang und das Ende der Ablaufabschnitte markieren,
–	Erfassung der Bezugsmengen und Einflussgrößen – die ermittelten IST-Zeiten werden in einem REFA-Zeitaufnahmebogen dokumentiert und im Anschluss ausgewertet.

Leistungsgradbeurteilung

Die Leistungsgradbeurteilung: Bereits während der Zeitaufnahme bringt man die gemessene Leistung in ein Verhältnis zur sogenannten REFA-„Normalleistung”. Diese „Normalleistung” spiegelt die kontinuierliche und dauerhafte Durchführung der Tätigkeit durch einen geübten und voll eingearbeiteten Mitarbeiter während seiner täglichen Arbeitszeit. Die Normalleistung dient dazu, die spätere Sollzeit für eine Arbeitsdurchführung zu bestimmen.

Auswertung und Referenzierung

Statistische Auswertung und Referenzierung der ermittelten Zeiten: Erfahrungsgemäß streuen die bei einer Zeitaufnahme gemessenen Zeiten immer. Daher muss das Ausmaß der Streuung ermittelt werden. Überschreitet die Streuung einen vorgegebenen Wert, müssen entweder weitere Zeiten aufgenommen werden oder durch eine optimierte bzw. standardisierte Arbeitsgestaltung ein stabilerer Arbeitsablauf erreicht werden.

Ableitung der Sollzeiten

Ableitung der Sollzeiten für die einzelnen Arbeitsschritte und Summierung zur Grundzeit für den Arbeitsablauf des betrachteten Prozesses.

Erholzeiten

Falls es nötig ist, müssen auch Erholzeiten erfasst werden.

Persönliche Verteilzeiten

Ermittlung der persönlichen Verteilzeiten: Die Dauer der persönlichen Verteilzeiten hängt von den jeweiligen persönlichen Bedürfnissen ab. Auch Maschinenstörungen müssen in diesem Zusammenhang ermittelt werden. Dazu nutzt man entweder eine Verteilzeitaufnahme oder aber auch statistische Methoden, wie beispielsweise Multimomentaufnahmen. Oftmals werden auch in Tarifverträgen pauschale Werte für persönliche und sachliche Verteilzeiten verhandelt, die dann anzusetzen sind.

Sonstige Zeitzuschläge

Möglicherweise ist es nötig, sonstige Zeitzuschläge zu bestimmen.

Ermittlung der Vorgabezeit

10.

Zur Ermittlung der Vorgabezeit für einen Prozess/eine Tätigkeit werden final die Grund-, Erholungs- und Verteilzeiten addiert.

Zeitstudien werden vielfach auch eingesetzt, um systematisch Zeitbausteine zur Ausarbeitung von Planzeitenkatalogen zu gewinnen.

Praxistipp direkte Methoden
In vielen Projekten hat sich gezeigt, dass es für die weitere Analyse sehr vorteilhaft ist, die zu analysierende Tätigkeit mit der Videokamera aufzunehmen. Speziell bei schnell ablaufenden Prozessen ist es sehr schwierig, die einzelnen Ablaufschritte in der Kürze der Zeit zu erfassen und zu beschreiben. Mithilfe von Videos kann diese Betrachtung zeitversetzt und mit reduzierter Geschwindigkeit am Computer erfolgen, sodass man auf diesem Weg zu wirklich validen Daten gelangt.

Betriebsräte einbinden
Die große Herausforderung, die in diesem Zusammenhang vielfach besteht, sind betriebliche Regelungen zur Daten- und Zeitaufnahme durch die Betriebsräte. Daher ist es sehr wichtig, diese Gremien frühzeitig mit einzubinden und in diesen Gesprächen die Absichten deutlich herauszustellen. Hilfreich ist es auch, die Betriebsräte aktiv an den Videoaufnahmen partizipieren zu lassen und sie auf diesem Weg von der wirklichen, nützlichen und dokumentierten Vorgehensweise zu überzeugen.

2.3 Die indirekten Methoden der Datenerfassung

Die Basis dafür bilden bereits existierende Kennzahlensysteme, Auswertungen und Pläne. Beispielhaft können dafür folgende genannt werden: