04408 Gestaltung von Instandhaltungsverträgen
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Vertrag kommt von „vertragen”. Streit entsteht in der Regel erst dann, wenn in der Praxis ein Problem auftritt, welches im Vertrag überhaupt nicht oder in einer Weise geregelt ist, dass Unklarheiten entstehen. Aus diesem Grunde ist es besonders wichtig, in einem Vertrag die gegenseitigen Leistungspflichten und Einzelheiten der Vertragsdurchführung derart eindeutig und erschöpfend zu regeln, dass bei Anwendung des Vertrags erst gar keine Lücken, Widersprüche oder Auslegungsschwierigkeiten entstehen, sodass Streitigkeiten von vornherein vermieden werden. Dies gilt bei einem Instandhaltungsvertrag (der im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt ist) wie bei jedem anderen Vertragstyp auch.
In diesem Beitrag werden die notwendigen Inhalte, die in einem Instandhaltungsvertrag geregelt werden sollten, erläutert. Einen Mustervertrag für einen sogenannten einfachen Wartungsvertrag enthält Kap. 10202. von: |
1 Einführung
Zu den Grundprinzipien des deutschen Privatrechts gehört die Vertragsfreiheit: Jeder, der am Wirtschaftsleben teilnimmt, kann selbst entscheiden, ob und mit wem er einen Vertrag abschließt. Ebenso steht ihm frei, was er in einem Vertrag vereinbart. Diese Vertragsfreiheit gilt allerdings nicht schrankenlos:
| • | Treffen die Parteien bei Vertragsabschluss keine besonderen Vereinbarungen oder fehlen in einem Vertrag Regelungen zu einem bestimmten Thema, gelten grundsätzlich die gesetzlichen Regelungen. Diese finden sich insbesondere im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), im Handelsgesetzbuch (HGB) oder in Sondergesetzen, wie z. B. dem Versicherungsvertragsgesetz (VVG), der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) etc. |
| Individualvertrag | |
| • | Schließen die Parteien einen Individualvertrag, sind sie bei der inhaltlichen Gestaltung grundsätzlich frei. Die gesetzlichen Regelungen werden in diesem Fall durch die vertraglichen Vereinbarungen verdrängt. Grenzen hat diese Gestaltungsfreiheit jedoch dort, wo sie gegen ein gesetzliches Verbot (§ 134 BGB) oder gegen die guten Sitten (§ 138 BGB) verstößt. |
| Formularvertrag | |
| • | Häufig verwenden die Parteien aber auch sog. Formularverträge oder verweisen im Angebot oder in der Auftragsbestätigung auf ihre Geschäftsbedingungen, die für eine Vielzahl von Verträgen vorformuliert sind. Gegenstand dieser Formularverträge oder Geschäftsbedingungen können eigene oder fremde (Vertrags-)Muster sein, die von Verbänden bzw. Interessenvereinigungen herausgegeben, von einem beauftragten Rechtsanwalt erstellt werden und/oder in Fachbüchern oder im Internet veröffentlicht sind. Auch der im Kapitel 10202 vorgestellte Mustervertrag ist ein solcher Formularvertrag. Auf vorformulierte Verträge findet das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen Anwendung: Sie unterliegen einer gesonderten Wirksamkeitskontrolle nach den §§ 305 ff. BGB (s. Kap. 04406, Ziff. 4). Die AGB-Problematik findet in diesem Kapitel Berücksichtigung. |
Arbeitsmittel für die Problemlösung
| • | Kommentare zum Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) [1] |
| • | Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) |
| • | TRBS – Technische Regeln für Betriebssicherheit, insbesondere die TRBS-1112 Instandhaltung (2019-03) |
| • | Gesetz über überwachungsbedürftige Anlagen (ÜAnlG) |
| • | DIN 31051 (2019-06) – Grundlagen der Instandhaltung |
| • | DIN EN 13306 – Begriffe der Instandhaltung; Dreisprachige Fassung (2018-02) |
| • | DIN EN 13269 – Instandhaltung, Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen (2016-09) |
| • | Diverse Urteile |
2 Vertragsparteien
Jeder Vertrag beginnt mit der Bezeichnung der Vertragsparteien: Dabei wird festgelegt, wer mit wem einen Vertrag abschließt und wer an die nachfolgenden Vertragsregelungen gebunden ist. Die Angaben zu den Vertragsparteien sollten enthalten:
| • | vollständige Firmenbezeichnung, |
| • | Firmenanschrift (Firmensitz, ggf. Sitz der Niederlassung) und |
| • | Namen des Vertretungsberechtigten oder des vertretungsberechtigt Unterzeichnenden (z. B. Vorstand einer AG, Geschäftsführer einer GmbH, Prokurist). |
3.1 Präambel
Verträge werden mitunter mit einer Präambel oder Vorbemerkungen eingeleitet. Diese enthalten in der Regel allgemein gehaltene Ausführungen zur Interessenlage, zum Vertragsgegenstand, zum Vertragszweck oder zu bestimmten wichtigen Vertragszielen. Eine Präambel hat zwar keinen eigenen Regelungscharakter, kann aber bei der Vertragsabwicklung als Auslegungshilfe herangezogen werden.
Kein zwingender Bestandteil
Eine Präambel ist nicht zwingender Bestandteil des Vertrags und bei den meisten Verträgen auch gar nicht erforderlich. Sie kann aber unter Umständen bei Rahmenverträgen, bei besonders umfangreichen Verträgen oder bei besonders großen Vorhaben sinnvoll sein. Zweckmäßig ist eine Präambel auch dann, wenn im konkreten Fall ganz bestimmte Randbedingungen oder Zielsetzungen existieren, die für die Abwicklung des Vertrags von besonderer Bedeutung sind.
Eine Präambel ist nicht zwingender Bestandteil des Vertrags und bei den meisten Verträgen auch gar nicht erforderlich. Sie kann aber unter Umständen bei Rahmenverträgen, bei besonders umfangreichen Verträgen oder bei besonders großen Vorhaben sinnvoll sein. Zweckmäßig ist eine Präambel auch dann, wenn im konkreten Fall ganz bestimmte Randbedingungen oder Zielsetzungen existieren, die für die Abwicklung des Vertrags von besonderer Bedeutung sind.
4 Vertragsgegenstand
Mit der Bezeichnung des Vertragsgegenstands in einem Instandhaltungsvertrag wird festgelegt, an welchen technischen Anlagen, Geräten oder Komponenten Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden sollen. Die Beschreibung muss so exakt sein, dass sich die Anlagen, Geräte und Komponenten sowie deren Zubehörteile eindeutig definieren lassen. Notwendige Bestandteile sind:
4.1 Bezeichnung des Standorts
Die Festlegung des Standorts entscheidet in der Regel darüber, wo das Instandhaltungsunternehmen (Auftragnehmer) die Instandhaltungsarbeiten auszuführen, also seine Leistungspflichten zu erfüllen hat (Erfüllungsort). Dies wird in den meisten Fällen beim Betreiber (Auftraggeber) sein. Ausnahme hiervon ist die sog. „Bring-in Wartung”, die es insbesondere in der IT gibt.
Vertragsanpassungen notwendig
Relevant wird die Festlegung des Standorts beispielsweise bei einem Umzug des Betreibers oder im Falle der Verlegung derjenigen Betriebseinheit, in der sich die Anlage (Vertragsgegenstand) befindet. Mit dem Standortwechsel ändern sich nämlich häufig auch bestimmte Randbedingungen des Vertrags, wie z. B. Anfahrtswege, Ansprechpartner, spezielle Betriebsbedingungen oder Sicherheitsanforderungen. Je nach Lage des Einzelfalls muss der Vertrag den geänderten Umständen angepasst und/oder die Vergütung neu berechnet werden; ggf. kommt sogar eine Vertragsauflösung in Betracht.
Relevant wird die Festlegung des Standorts beispielsweise bei einem Umzug des Betreibers oder im Falle der Verlegung derjenigen Betriebseinheit, in der sich die Anlage (Vertragsgegenstand) befindet. Mit dem Standortwechsel ändern sich nämlich häufig auch bestimmte Randbedingungen des Vertrags, wie z. B. Anfahrtswege, Ansprechpartner, spezielle Betriebsbedingungen oder Sicherheitsanforderungen. Je nach Lage des Einzelfalls muss der Vertrag den geänderten Umständen angepasst und/oder die Vergütung neu berechnet werden; ggf. kommt sogar eine Vertragsauflösung in Betracht.
4.2 Technische Daten
Mit der Angabe spezifischer technischer Daten soll der Vertragsgegenstand eindeutig identifiziert werden. Derartige technische Daten können u. a. sein:
| • | Bezeichnung des Anlagentyps, |
| • | Informationen über den Hersteller, |
| • | Geräte-/Fabrikationsnummer, |
| • | Baujahr, |
| • | ggf. Zubehörteile, an denen ebenfalls Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden sollen. |
5 Umfang der Leistungspflichten
Leistungsumfang
Zentrales Element eines Vertrags ist die Bestimmung der Leistungspflichten. Der vertragliche Leistungsumfang entscheidet darüber,
Zentrales Element eines Vertrags ist die Bestimmung der Leistungspflichten. Der vertragliche Leistungsumfang entscheidet darüber,
| • | welche Leistungen der Auftragnehmer innerhalb welcher Leistungszeit(en) zu erbringen hat, |
| • | welche Leistungen mit der vereinbarten Vergütung abgegolten sind und welche Leistungen der Auftragnehmer nur gegen Zahlung einer zusätzlichen Vergütung erbringen muss, |
| • | welcher Vertragstyp der Instandhaltung vorliegt (z.B, Inspektionsvertrag, einfacher Wartungsvertrag, Vollwartungsvertrag, Instandsetzungsvertrag, Betreibervertrag etc.). |
| • | ob der Auftragnehmer seine Leistungen vertragsgemäß erfüllt hat und |
| • | ob die Leistung des Auftragnehmers mangelfrei oder mangelhaft ist, und welche Rechte der Betreiber bei Vorliegen von Mängeln hat. |
5.1 Die Bedeutung der vertraglichen Leistungspflichten
Die Bestimmung der vertraglichen Leistungspflichten ist daher insbesondere für folgende Aspekte von Bedeutung:
Vertragsart
In der Praxis werden verschiedene Arten von Instandhaltungsverträgen angeboten. Der Betreiber entscheidet darüber, ob und welche Instandhaltungsleistungen er an einen externen Anbieter vergeben will. Die Leistungspflichten, die der Auftragnehmer nach den konkreten vertraglichen Vereinbarungen zu erbringen hat, legen den Vertragsinhalt und damit die Vertragsart fest. Derartige Leistungspflichten können beispielsweise sein:
In der Praxis werden verschiedene Arten von Instandhaltungsverträgen angeboten. Der Betreiber entscheidet darüber, ob und welche Instandhaltungsleistungen er an einen externen Anbieter vergeben will. Die Leistungspflichten, die der Auftragnehmer nach den konkreten vertraglichen Vereinbarungen zu erbringen hat, legen den Vertragsinhalt und damit die Vertragsart fest. Derartige Leistungspflichten können beispielsweise sein:
| • | Inspektion |
| • | Wartung |
| • | Störungsbeseitigung |
| • | Instandsetzungsarbeiten, ggf. mit einer Begrenzung des Aufwands der Höhe nach |
| • | Vorhalten einer Hotline oder Remote-Service |
| • | Unterweisung und regelmäßige Schulungen des Personals des Betreibers in die Bedienung der Anlage |
Preiskalkulation
Der Inhalt der Leistungspflichten ist auch auf der Vergütungsebene von Bedeutung: Will der Auftragnehmer ein wirtschaftliches Angebot unterbreiten, muss er zunächst ermitteln, welche Kosten ihm durch einen konkreten Auftrag entstehen. Zu den Preiselementen gehören zum einen die unternehmensbezogenen Fixkosten, wie Allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn.
Der Inhalt der Leistungspflichten ist auch auf der Vergütungsebene von Bedeutung: Will der Auftragnehmer ein wirtschaftliches Angebot unterbreiten, muss er zunächst ermitteln, welche Kosten ihm durch einen konkreten Auftrag entstehen. Zu den Preiselementen gehören zum einen die unternehmensbezogenen Fixkosten, wie Allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn.
