04405 Vertragliche Umsetzung der Fremdfirmenstrategie
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Die vertragliche Umsetzung der Fremdfirmenstrategie ist ein Prozess, in den neben dem Einkauf auch die Rechtsabteilung und die Instandhaltung eingebunden sind. Die unterschiedlichen Sichtweisen dieser Organisationseinheiten auf das Thema Fremdfirmenmanagement erfordern abgestimmte „Spielregeln” und Erfolgskriterien. In diesem Beitrag wird dargestellt, in welchen Schritten die vertragliche Umsetzung der aktuellen Fremdfirmenstrategie erfolgt und auf welche Punkte besonders zu achten ist. Aufgrund der Komplexität des Themas wird die Vorgehensweise exemplarisch an der Fremdfirmenstrategie des Outtaskings beschrieben. von: |
1 Einleitung
Art und Umfang der vertraglichen Umsetzung ist stark abhängig von der Art der umzusetzenden Fremdfirmenstrategie. Performancebasierte Generalunternehmerwerkverträge, in denen alle Instandhaltungsleistungen mit den dazugehörigen organisatorischen Implikationen (Outsourcing von Instandhaltungsabteilungen) an einen Generalunternehmer vergeben werden, sind deutlich komplexer als z. B. der Abschluss eines Rahmenvertrags für Gerüstbauarbeiten an einem Standort.
Outtasking
Aufgrund der Vielzahl der Möglichkeiten wird daher in diesem Fachbeitrag auf eine der häufiger vorkommenden Arten der Fremdfirmenstrategie eingegangen – das Outtasking.
Aufgrund der Vielzahl der Möglichkeiten wird daher in diesem Fachbeitrag auf eine der häufiger vorkommenden Arten der Fremdfirmenstrategie eingegangen – das Outtasking.
Wie im Beitrag „Entwicklung einer modernen Fremdfirmenstrategie” (s. Kap. 04404) beschrieben, ist das Outtasking dadurch charakterisiert, dass die Beauftragung einzelne spezifische, wiederkehrende Instandhaltungsleistungen umfasst wie z. B. die Durchführung von Isolierarbeiten, Malerarbeiten oder Kabelverlegung. Angenommen wird, dass die vertragliche Umsetzung im Rahmen eines Rahmenvertrags mit Leistungsverzeichnis erfolgen soll.
Ausgelagerte Leistungen regelmäßig neu ausschreiben
In vielen Unternehmen wurde das Outtasking bereits in der Vergangenheit umgesetzt. In der chemischen Industrie werden z. B. Gerüstbau- und Isolierarbeiten bereits seit vielen Jahren fast ausschließlich durch Instandhaltungsdienstleister durchgeführt. In solchen Fällen besteht jetzt nur noch die Notwendigkeit, auslaufende Verträge zu prüfen, diese gegebenenfalls anzupassen und zu verlängern. Gleichwohl hat es sich als sinnvoll herausgestellt, in regelmäßigen Abständen die Leistungen neu auszuschreiben, um sicherzustellen, dass diese zu marktüblichen Konditionen eingekauft werden.
In vielen Unternehmen wurde das Outtasking bereits in der Vergangenheit umgesetzt. In der chemischen Industrie werden z. B. Gerüstbau- und Isolierarbeiten bereits seit vielen Jahren fast ausschließlich durch Instandhaltungsdienstleister durchgeführt. In solchen Fällen besteht jetzt nur noch die Notwendigkeit, auslaufende Verträge zu prüfen, diese gegebenenfalls anzupassen und zu verlängern. Gleichwohl hat es sich als sinnvoll herausgestellt, in regelmäßigen Abständen die Leistungen neu auszuschreiben, um sicherzustellen, dass diese zu marktüblichen Konditionen eingekauft werden.
Umsetzung in 5 Schritten
Die Umsetzung des Outtaskings, wie auch die Neuausschreibung von Instandhaltungsleistungen, ausgehend von der Fremdfirmenstrategie bis zur Leistungsbereitschaft des Instandhaltungsdienstleisters, erfolgt in den folgenden fünf Schritten:
Die Umsetzung des Outtaskings, wie auch die Neuausschreibung von Instandhaltungsleistungen, ausgehend von der Fremdfirmenstrategie bis zur Leistungsbereitschaft des Instandhaltungsdienstleisters, erfolgt in den folgenden fünf Schritten:
| 1. | Vorbereitungsphase |
| 2. | Ausschreibungsunterlage erstellen |
| 3. | Pre-Qualifizierung und Angebotsprozess |
| 4. | Vertragsverhandlung |
| 5. | Transformation |
Im Folgenden wird die Ausgestaltung der fünf Phasen detailliert dargestellt.
2 Vorbereitungsphase
Die Umsetzung des Outtaskings bzw. die Neuausschreibung von Instandhaltungsleistungen ist ein Prozess, in den neben dem Einkauf auch die Rechtsabteilung und die Instandhaltung eingebunden sind. Um eine effiziente Umsetzung zu ermöglichen, hat es sich als sinnvoll erwiesen, die vertragliche Umsetzung der Fremdfirmenstrategie wie ein Projekt umzusetzen.
Als Projekt betrachten
In einigen Unternehmen gibt es Projektmanagementhandbücher, die die Projektabwicklung im eigenen Unternehmen beschreiben. Diese Beschreibungen können als Basis genommen werden, um auch den hier betrachteten Prozess umzusetzen. Gegebenenfalls sind Modifikationen notwendig, um der Komplexität des Outtaskings gerecht zu werden und den administrativen Aufwand nicht zu groß werden zu lassen.
In einigen Unternehmen gibt es Projektmanagementhandbücher, die die Projektabwicklung im eigenen Unternehmen beschreiben. Diese Beschreibungen können als Basis genommen werden, um auch den hier betrachteten Prozess umzusetzen. Gegebenenfalls sind Modifikationen notwendig, um der Komplexität des Outtaskings gerecht zu werden und den administrativen Aufwand nicht zu groß werden zu lassen.
DIN ISO 21500
Liegt im Unternehmen kein Projektmanagementhandbuch vor, so kann auf eine der vielen in der Literatur beschriebenen Projektmanagementbeschreibungen zurückgegriffen werden. Beispielhaft sei hier die Norm DIN ISO 21500 [1] genannt.
Liegt im Unternehmen kein Projektmanagementhandbuch vor, so kann auf eine der vielen in der Literatur beschriebenen Projektmanagementbeschreibungen zurückgegriffen werden. Beispielhaft sei hier die Norm DIN ISO 21500 [1] genannt.
