In diesem Artikel liegt der Fokus auf der Umsetzung von Werkverträgen mit Instandhaltungsdienstleistern im Tagesgeschäft. Entlang des Ablaufs eines Instandsetzungsauftrags, also von der Meldung bis zum Auftragsabschluss und der Rechnungsstellung, wird auf wesentliche Eckpunkte einer erfolgreichen Prozessausgestaltung des Fremdfirmenmanagements näher eingegangen.

Arbeitshilfen:

Checkliste zur Auftragsdurchführung

von:

Bernd Vollmüller

Frank Reese

1 Einleitung

Die Umsetzung von Werkverträgen mit Instandhaltungsdienstleistern ist abhängig von der Ausgestaltung des Vertrags und natürlich insbesondere von Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen.

Werkvertrag mit Dienstleister
Aufgrund der Vielzahl von Möglichkeiten wird daher in diesem Fachbeitrag auf eine häufig vorkommende Art der vertraglichen Ausgestaltung eingegangen – der Werkvertrag mit einem Instandhaltungsdienstleister, der Instandhaltungsleistungen in einem Gewerk erbringt. Dies können z. B. Gerüstbauarbeiten, die Instandsetzung von mechanischem Equipment oder die Durchführung von Elektroarbeiten sein. In dem hier betrachteten Fall sind die zu erbringenden Leistungen teilweise in einem Standardleistungsverzeichnis beschrieben und bewertet, teilweise werden die Leistungen nach Festpreis bzw. Aufwand abgerechnet.

Ein vereinfachtes Ablaufschema zur geplanten Beauftragung des Instandhaltungsdienstleisters für eine Instandsetzung stellt sich häufig wie in Abbildung 1 dar.

Abb. 1: Prozessablauf Instandsetzung mit Instandhaltungsdienstleister

Die Umsetzung erfolgt in den folgenden drei Phasen:

1.	Arbeitsvorbereitung (vom Anlagenausfall bis zur Bestellung der Fremdfirmenleistung),
2.	Durchführung (von der Feinplanung bis zur Abnahme der Leistungen) und
3.	Auftragsabschluss (technischer und kaufmännischer Abschluss des Instandhaltungsauftrags).

Allgemeine Prinzipien
Bei der Ausgestaltung dieser drei Phasen ist generell auf die folgenden Aspekte zu achten:

•

Ausrichtung der Prozesse an den Kundenanforderungen,

•

präzise Beschreibung der relevanten Prozesse:

–	eindeutige und zweckmäßige Abgrenzung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Vor dem Hintergrund des hier behandelten Themas „Fremdfirmenmanagement” ist hierbei insbesondere auf die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Instandhaltungsdienstleister zu achten und somit auch auf die Klärung des Gefahrenübergangs;
–	Einweisung aller beteiligten Mitarbeiter in die Prozesse und die Eckpunkte des Vertrags;
–	Überprüfung, inwiefern die beschriebenen Prozesse auch umgesetzt werden.

•

Reduzierung von Verschwendung und somit Steigerung der Prozesseffizienz. Hierbei ist insbesondere auf die folgenden Aspekte zu achten:

–	Reduzierung des administrativen Aufwands. Hierbei hängt der Aufwand zur Dokumentation der Prozesse nicht nur von den Kundenanforderungen ab, sondern dient auch zur Absicherung gegen eine Verletzung der Organisationshaftung, der Dokumentation insbesondere gesetzlich vorgeschriebener Arbeiten, dem Nachweis zur vertragskonformen Beauftragung und Leistungsabrechnung sowie als Informationsbasis zur Weiterentwicklung der Instandhaltung und hier insbesondere des Fremdfirmenmanagements;
–	Reduzierung von Warte- und Wegezeiten. Durch eine detaillierte Planung und eine verlässliche Terminabsprache sowie schnelle Kommunikationswege lassen sich Warte- und Wegezeiten häufig reduzieren;
–	durchgängige EDV-Unterstützung in der Prozessabwicklung, also von der Meldung bis zum kaufmännischen Abschluss. Durch die EDV-Unterstützung wird zum einen der administrative Aufwand reduziert, zum anderen werden Fehleingaben vermieden und aktuelle Informationen (Single Point of Truth) stehen zeitnah zur Verfügung;
–	Automatisierung von Prozessen und Dateneingaben, z. B. durch Nutzung von Barcodes, RFID oder NFC-Tags (RFID: Radio Frequency Identification; NFC: Near Field Communication).

•

Einhaltung gesetzlicher Auflagen wie z. B.:

–	korrekte Umsetzung von Werkverträgen,
–	Bestellung und Einsatz von Koordinatoren,
–	fachliche Umsetzung der Instandhaltungsarbeiten.

Im Folgenden wird näher auf die spezifische Ausgestaltung der drei Phasen eingegangen.

2 Arbeitsvorbereitung

Phase 1
In der Phase der Arbeitsvorbereitung werden die folgenden Tätigkeiten durchgeführt:

Weiterlesen und den „Instandhaltungs-Berater digital“ 4 Wochen gratis testen:

Das komplette Know-how in Sachen Instandhaltung
Zugriff auf alle Fachbeiträge und Arbeitshilfen
Onlinezugriff – überall verfügbar

4 Wochen gratis testen

Sie haben schon ein Abonnement oder testen bereits? Hier anmelden

Es wurde noch keine Suche vollzogen