1 Projektsteuerung
Die Projektsteuerung umfasst das Veranlassen der Teilaufgaben durch Erteilen von Projektaufträgen sowie das Überwachen und Sichern der Termine, Kosten und Leistungen. Die Steuerungsaufgaben sind die wichtigsten, aber auch die schwierigsten Aufgaben eines Projektmanagements.
Ständiger Soll-Ist-Vergleich
Hauptaufgabe der Projektsteuerung ist es, auf der Grundlage der phasenweisen Projektplanung einen ständigen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Planabweichungen vom festgelegten Projektziel sollen zeitnah erkannt und durch unmittelbares Eingreifen korrigiert werden. Durch eine straffe Projektsteuerung können Planabweichungen vermieden werden, die unter Umständen bereits erreichte Projektziele gefährden. Als Folge treten möglicherweise Phasenrücksprünge im Projektablauf auf. Das funktionelle Projektmanagement nimmt die Steuerungsaufgaben auf der Grundlage folgender Voraussetzungen wahr:
Hauptaufgabe der Projektsteuerung ist es, auf der Grundlage der phasenweisen Projektplanung einen ständigen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Planabweichungen vom festgelegten Projektziel sollen zeitnah erkannt und durch unmittelbares Eingreifen korrigiert werden. Durch eine straffe Projektsteuerung können Planabweichungen vermieden werden, die unter Umständen bereits erreichte Projektziele gefährden. Als Folge treten möglicherweise Phasenrücksprünge im Projektablauf auf. Das funktionelle Projektmanagement nimmt die Steuerungsaufgaben auf der Grundlage folgender Voraussetzungen wahr:
| • | Klarer Bezugsrahmen mit klarem Auftrag beziehungsweise Teilaufträgen | ||||||
| • | Eindeutige Rollen und Zuständigkeiten | ||||||
| • | Projektplanung mit den Faktoren
| ||||||
| • | Aktive Einbeziehung des institutionellen Managements und der Benutzer durch
|
Die Voraussetzungen müssen während der Projektsteuerung immer wieder überprüft und gegebenenfalls neu formuliert werden.
Terminsicherheit
Je besser ein Projekt in seinen Phasen geplant wird, desto leichter ist die Steuerung des Projekts. Die Projekttermine werden auf der Grundlage der geplanten Aktivitäten innerhalb einer Projektphase überwacht. Die Terminsicherheit ist weitgehend abhängig von der Übereinstimmung von Aufgabenanforderungen und Verfügbarkeit sowie Leistungsangebot der Teammitglieder.
Je besser ein Projekt in seinen Phasen geplant wird, desto leichter ist die Steuerung des Projekts. Die Projekttermine werden auf der Grundlage der geplanten Aktivitäten innerhalb einer Projektphase überwacht. Die Terminsicherheit ist weitgehend abhängig von der Übereinstimmung von Aufgabenanforderungen und Verfügbarkeit sowie Leistungsangebot der Teammitglieder.
Ausreichend gegliederte und sorgfältig abgestimmte Aktivitäten und deren Zeitgerüst ermöglichen eine genaue Teilaufgabenzuordnung innerhalb des Projektteams. Je genauer das Projekt strukturiert und terminiert ist, desto einfacher ist die Terminüberwachung. Mit dem technischen Soll-Ist-Vergleich müssen der Arbeitsfortschritt und damit der Grad der sachlichen Zielerreichung erfasst werden.
Qualitätskontrolle
Das Überwachen und Sichern des qualitativen Projektstands ist schwierig, da zum Beispiel die Messung der Leistung des Systems und seiner Komponenten nur im Vergleich mit genau spezifizierten Forderungen aussagefähig ist. Der Qualitätskontrolle fällt hierbei eine entscheidende Rolle zu. Ihre Aufgabe ist es, die Systemforderungen mit zu erarbeiten und auch die Methoden der Leistungskontrolle bereitzustellen.
Das Überwachen und Sichern des qualitativen Projektstands ist schwierig, da zum Beispiel die Messung der Leistung des Systems und seiner Komponenten nur im Vergleich mit genau spezifizierten Forderungen aussagefähig ist. Der Qualitätskontrolle fällt hierbei eine entscheidende Rolle zu. Ihre Aufgabe ist es, die Systemforderungen mit zu erarbeiten und auch die Methoden der Leistungskontrolle bereitzustellen.
Kostenüberwachung
Das Überwachen und Sichern der Kosten erfolgt auf der Basis des geplanten Kostenverlaufs. Gleichzeitig mit der Terminüberwachung wird der Aufwand erfasst und den geplanten Aufwendungen gegenübergestellt. Abweichungen, die bei der Termin-, der Kosten- und der Leistungsüberwachung festgestellt werden, müssen der Entscheidungsinstanz bei den regelmäßigen Projektmanagementsitzungen vorgelegt werden. Ein wesentliches Element in der Projektsteuerung ist die Projektinformation; sie ist eine fundamentale Voraussetzung des Projektmanagementsystems.
Das Überwachen und Sichern der Kosten erfolgt auf der Basis des geplanten Kostenverlaufs. Gleichzeitig mit der Terminüberwachung wird der Aufwand erfasst und den geplanten Aufwendungen gegenübergestellt. Abweichungen, die bei der Termin-, der Kosten- und der Leistungsüberwachung festgestellt werden, müssen der Entscheidungsinstanz bei den regelmäßigen Projektmanagementsitzungen vorgelegt werden. Ein wesentliches Element in der Projektsteuerung ist die Projektinformation; sie ist eine fundamentale Voraussetzung des Projektmanagementsystems.
1.1 Projektinformation
Die im Rahmen der betrieblichen Ablauforganisation vorhandenen Informationssysteme genügen meistens nicht den Anforderungen, die für den Ablauf zeitlich begrenzter Projekte erforderlich sind.
Ein Projektinformationssystem muss alle am Projekt beteiligten beziehungsweise betroffenen Personen und Institutionen rechtzeitig und ausreichend mit den für ihre Tätigkeit am Projekt erforderlichen Informationen versorgen.
