03503 Prozessmanagement in der Instandhaltung, Teil 3
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Dieser dritte Teil des Beitrags Prozessmanagement in der Instandhaltung beschäftigt sich damit, wie Instandhaltungsprozesse eingeführt, dokumentiert und visualisiert werden; außerdem mit der Frage, wie Prozesse systematisch verbessert werden können. von: |
1.1 Nutzen der Prozessdokumentation
Eine Prozessdokumentation dient einer Vielzahl von Zwecken:
| • | Sie dient als Tätigkeitsbeschreibung für Mitarbeiter. Sie erfahren anhand der Prozessbeschreibung, bei welchen Aufgaben welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge durchzuführen sind, welche Dinge dabei zu beachten sind, ob bestimmte Regeln, Richtlinien, Leitfäden, Arbeits- oder Prüfanweisungen gelten. Prozessbeschreibungen sollen auf diese Weise sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf einheitliche und vorher festgelegte Art und Weise vorgehen. |
| • | Sie ist die Grundlage für die Zertifizierung nach Normen des Qualitätsmanagements. Bei einer Zertifizierung wird davon ausgegangen, dass in den Prozessbeschreibungen die Vorgehensweise bei bestimmten Aufgaben vorgeschrieben wird. Deshalb sind die drei Fragetypen eines Zertifizierungsauditors im Zusammenhang mit der Prozessdokumentation immer: |
| 1. | Wie ist der Prozess dokumentiert, bitte zeigen Sie mir die Prozessdokumentation.Anhand der Dokumentation prüft der Auditor, ob der Prozess theoretisch die Anforderungen erfüllt. |
| 2. | Bitte erläutern Sie mir, wie Sie Ihren Prozess ausführen.Anhand der Erläuterung prüft der Auditor, ob die Mitarbeiter den beschriebenen Prozess kennen und wissen, wie sie ihn korrekt anzuwenden haben. |
| 3. | Bitte zeigen Sie mir eine Aufzeichnung Ihres Prozesses.Anhand von Aufzeichnungen prüft der Auditor, ob die Mitarbeiter den Prozess auch tatsächlich wie beschrieben ausführen. |
Die Prozessbeschreibung muss deshalb einige Anforderungen erfüllen:
| • | Sie muss verständlich sein. |
| • | Die Mitarbeiter müssen sie kennen. |
| • | Die Mitarbeiter müssen in der Lage und willens sein, sie korrekt anzuwenden. |
Kommunikationsmittel
Die Prozessbeschreibung ist ein wichtiges Kommunikationsmittel gegenüber externen Partnern, also Kunden, Lieferanten oder der öffentlichen Verwaltung. Wenn Kunden bewerten möchten, ob ihr Dienstleister in der Lage ist, die gewünschte Dienstleistungsqualität zu erbringen, können Darstellungen der internen Abläufe des Dienstleisters diese Bewertung ermöglichen. Lieferanten benötigen möglicherweise exakte Darstellungen der internen Abläufe ihres Kunden, um erkennen zu können, welche Leistungen zu seinen Prozessen passen oder wie sie ihre Leistung gestalten müssen, um die Prozesse des Kunden optimal zu unterstützen. Die öffentliche Verwaltung benötigt Prozessbeschreibungen, um beispielsweise im Rahmen von Genehmigungsverfahren die Methoden zur Emissionsminderung oder in arbeitsrechtlichen Streitfällen die Arbeitsorganisation des Unternehmens bewerten zu können.
Die Prozessbeschreibung ist ein wichtiges Kommunikationsmittel gegenüber externen Partnern, also Kunden, Lieferanten oder der öffentlichen Verwaltung. Wenn Kunden bewerten möchten, ob ihr Dienstleister in der Lage ist, die gewünschte Dienstleistungsqualität zu erbringen, können Darstellungen der internen Abläufe des Dienstleisters diese Bewertung ermöglichen. Lieferanten benötigen möglicherweise exakte Darstellungen der internen Abläufe ihres Kunden, um erkennen zu können, welche Leistungen zu seinen Prozessen passen oder wie sie ihre Leistung gestalten müssen, um die Prozesse des Kunden optimal zu unterstützen. Die öffentliche Verwaltung benötigt Prozessbeschreibungen, um beispielsweise im Rahmen von Genehmigungsverfahren die Methoden zur Emissionsminderung oder in arbeitsrechtlichen Streitfällen die Arbeitsorganisation des Unternehmens bewerten zu können.
Schnittstellengestaltung
Prozessdokumentationen können unabdingbar sein zur Schnittstellendefinition, etwa bei der Gestaltung von Prozessen zwischen mehreren Organisationseinheiten eines Unternehmens oder zwischen verschiedenen Unternehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Beteiligten die Abläufe kennen.
Prozessdokumentationen können unabdingbar sein zur Schnittstellendefinition, etwa bei der Gestaltung von Prozessen zwischen mehreren Organisationseinheiten eines Unternehmens oder zwischen verschiedenen Unternehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Beteiligten die Abläufe kennen.
Basis für Prozessverbesserungen
Prozessdokumentationen sind die Basis für Prozessverbesserungen. Nur wer weiß, wie ein Prozess aktuell durchgeführt wird, kann diesen Prozess auch systematisch verbessern.
Prozessdokumentationen sind die Basis für Prozessverbesserungen. Nur wer weiß, wie ein Prozess aktuell durchgeführt wird, kann diesen Prozess auch systematisch verbessern.
Einarbeitung
Prozessdokumentationen dienen der Einarbeitung neuer Mitarbeitern. Diese können sich mithilfe der unterschiedlichen Unterlagen mit der Soll-Durchführung des Prozesses befassen und anhand der Dokumente die Durchführung erlernen.
Prozessdokumentationen dienen der Einarbeitung neuer Mitarbeitern. Diese können sich mithilfe der unterschiedlichen Unterlagen mit der Soll-Durchführung des Prozesses befassen und anhand der Dokumente die Durchführung erlernen.
1.2.1 Prozesslandkarte
Darstellung der Hauptprozesse
Die Prozesslandkarte ist die Darstellung der Hauptprozesse eines Unternehmens. Sie bildet die oberste Ebene der Unternehmensprozesse ab. In dieser Übersichtskarte werden die Hauptprozesse, meist gegliedert nach Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen, aufgezeigt. Die Prozesslandkarte ist die Basis für alle weiteren Aktivitäten zur Beschreibung, Modellierung und Optimierung der Teilprozesse.
Die Prozesslandkarte ist die Darstellung der Hauptprozesse eines Unternehmens. Sie bildet die oberste Ebene der Unternehmensprozesse ab. In dieser Übersichtskarte werden die Hauptprozesse, meist gegliedert nach Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen, aufgezeigt. Die Prozesslandkarte ist die Basis für alle weiteren Aktivitäten zur Beschreibung, Modellierung und Optimierung der Teilprozesse.
Alle Prozessdokumentationen werden schrittweise von dieser Prozesslandkarte abgeleitet. Indem man auch Vektoren zwischen den Prozessen zeichnet, lassen sich Zusammenhänge und Wechselbeziehungen dokumentieren. Zwei Beispiele für Prozesslandkarten s. Kap. 03501 (Abbildungen 5 und 6).
1.2.2 Prozessmodelle
Die Prozessmodellierung dient der grafischen Darstellung des Prozessablaufs, indem die Prozessschritte logisch, zeitlich und sachlich miteinander verknüpft werden. Der visualisierte Prozess wird auch als Prozessmodell bezeichnet. Besonders verbreitet sind unterschiedliche Formen von Flussdiagrammen.
Wozu dienen Prozessmodelle?
Prozessmodelle dienen der Kommunikation, Analyse und Dokumentation. Im Einzelnen haben sie folgenden Nutzen:
Prozessmodelle dienen der Kommunikation, Analyse und Dokumentation. Im Einzelnen haben sie folgenden Nutzen:
| • | Sie ermöglichen eine einfache und verständliche Darstellung von Prozessabläufen. Die grafische Darstellung hilft Prozesse und Zusammenhänge zu verstehen. |
| • | Sie sind Bestandteil der Prozessdokumentation im QM-Handbuch. |
| • | Sie sind verbindliche Handlungsanweisungen für Mitarbeiter. |
| • | Sie bilden die Diskussionsgrundlage für eine Schwachstellenanalyse. Sie erleichtern die Analyse von Schwachstellen und dienen als Diskussionspapier in Workshops zur Prozessverbesserung. |
| • | Sie sind die Grundlage für die kontinuierliche Prozessoptimierung. Die Gestaltung von neuen Prozessen oder die Überarbeitung bestehender Prozesse werden mit der grafischen Darstellungsform vereinfacht. |
Flussdiagramm
Geschäftsprozesse werden gemäß ihren Flussdiagrammen Schritt für Schritt abgearbeitet. Die Prozessschritte sind in einer zeitlich-logischen Abfolge mit Pfeilen verbunden. Folgende Symbole kommen in der Regel zur Anwendung:
