Der Fokus dieses letzten Teils der gesamten TPM-Serie liegt auf den Inhalten und Methoden der beiden Säulen „TPM in der Administration” und „HSE – Health, Safety, Evironment”. Dabei werden die Vorgehensweisen und Methoden zur Implementierung bzw. Umsetzung der beiden letzten Säulen im Unternehmen genauer beschrieben und anhand von praxisnahen Beispielen dargestellt.

von:

Matthias Miesbeck

Abb. 1: TPM-Tempel

1 TPM bzw. Lean Management in der Administration

Wenn von TPM in den administrativen Bereichen gesprochen wird, ist in der Regel Lean in der Administration gemeint. So werden die klassischen Lean-Methoden auch in dem administrativen Bereich gespiegelt.

Abb. 2: Fokus auf TPM in der Administration und HSE

Verschwendungen
Im Fokus stehen auch die Verschwendungen in den Abläufen und Prozessen. Diese lassen sich für den indirekten Bereich wie folgt kategorisieren:

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Transport/Schnittstellen: Beispielhaft können für die Verschwendungen im Bereich Transport/Schnittstellen u. a.

–	überflüssige Bewegungen von Unterlagen, z. B. durch Hauspost,
–	Freigabeprozesse für Bestellungen, Rechnungen,
–	unzureichende Ablage von Informationen, Dokumenten,
–	nicht synchronisierte Schnittstellen zwischen diversen Softwareprogrammen wie CAD-, MES-, BDE-, ERP-Systemen

genannt werden. Diese Verschwendungen wirken sich in vielen Fällen auf die Durchlaufzeit von Aufträgen und damit auf die Bearbeitung von Kundenaufträgen aus.

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Informationsbestände: Im Zusammenhang mit Informationsbeständen lassen sich Beispiele nennen wie

–	Überinformation,
–	unnötige Kopien,
–	unnötige E-Mails.

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Bewegungen/Suchen: Zu den häufigsten Verschwendungen im Zusammenhang mit Suchen/Bewegungen zählen:

–	Laufwege von Mitarbeitenden zur Suche von Unterlagen,
–	Beschaffung von fehlenden Informationen,
–	schlechte Ablage- und Ordnerstrukturen.

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Warten: Das Thema Warten ist eine der größten Verschwendungen in den Abläufen und Prozessen im indirekten Bereich und zeigt sich vor allem in

–	Warten auf Informationsbereitstellung und Informationsweitergabe,
–	Liegezeiten – Vorgänge die nicht umgehend und zeitnah bearbeitet werden,
–	Wartezeiten resultierend aus Suchzeiten,
–	Freigabeprozessen mit unklaren Entscheidungsträgern,
–	fehlender Entschädigungsfähigkeit und -freudigkeit von Führungskräften,
–	Warten aufgrund von technischen Einschränkungen, u. a. beim Laden von Datenbanken, CAD-Daten, Auftragsdaten etc.

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Überproduktion/Ressourceneinsatz: Für das Thema Überproduktion und Ressourceneinsatz lassen sich folgende Beispiele anführen:

–	nutzlose und unnötige Berichte,
–	Statistiken und Protokolle, die keine Nachfolgeaktivitäten zur Optimierung bei Abweichungen nach sich ziehen,
–	manuelle Dateneingaben,
–	unnötige Vervielfältigungen von Bereichen, Anträgen etc.

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Falsche Prozesse/Blindleistung: Viele Verschwendungen resultieren aus

–	komplizierten und nicht mehr aktuellen Prozessen und Abläufen, die oft historisch gewachsen sind und nie an sich ändernde Rahmenbedingungen adaptiert wurden. „Das haben wir immer schon so gemacht” ist hier der meist ausgesprochene Satz;
–	unnötigen Freigabeprozessen und Zwischenprüfungen,
–	nicht durchdachten Autorisierungsketten und fehlenden Stellvertreterregelungen.

Die Verschwendungen münden in Blindleistungen, die keinen Mehrwert für den Kunden bedeuten, sich aber auf die internen Gemeinkosten und damit auf den Deckungsbeitrag auswirken.

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Fehler/Nacharbeit: Fehler lassen sich nicht zu 100 % vermeiden, aber sie lassen sich auf ein Minimum reduzieren. So liegt der Fokus auf der Vermeidung bzw. Verringerung folgender Fehlerursachen:

–	Medienbrüche in Datenformaten,
–	unvollständige Spezifikationen,
–	fehlende Daten und Informationen.

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Nicht genutztes Wissen der Mitarbeitenden: Eine meist deutlich unterschätzte Verschwendung sind das nicht genutzte Wissen und die nicht realisierten Verbesserungsideen der Mitarbeitenden in den verschiedenen Bereichen. Der Verlust dieses Potenzials resultiert vielfach aus den fehlenden Führungsfähigkeiten der Vorgesetzten und den starren und eingefahrenen Strukturen und Hierarchien in Unternehmen. Um dieses Potenzial zu nutzen, bedarf es im Zusammenhang mit der Implementierung von Lean Management und der Anwendung der Lean-Methoden eines begleitenden Change-Prozesses, der die Unternehmen und deren Mitarbeitenden in ein neues Rollenverständnis begleitet.

In Summe lassen sich über die genannten Verschwendungen und die zugehörigen Beispiele folgende Aussagen zum Einsatz von Lean Management in administrativen Bereichen treffen:

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