09011 Aufbewahrungspflichten in Betrieb und Verwaltung – Dokumente und Fristen
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Zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Auflagen verpflichten Unternehmen dazu, Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Wird gegen diese Auflagen verstoßen, kann das rechtlich schwerwiegende Folgen haben. Dieser Beitrag listet zahlreiche Dokumente, die Dauer der geforderten Aufbewahrung sowie die entsprechenden Gesetze und Regelwerke auf. Arbeitshilfen: von: |
1 Einführung
Rechtlich schwerwiegende Folgen
Zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Auflagen verpflichten Betriebe und Verwaltungen zur Aufbewahrung von Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum. Geschieht dies nicht und werden derartige Unterlagen vor Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vernichtet, kann dies rechtlich schwerwiegende Folgen haben.
Zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Auflagen verpflichten Betriebe und Verwaltungen zur Aufbewahrung von Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum. Geschieht dies nicht und werden derartige Unterlagen vor Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vernichtet, kann dies rechtlich schwerwiegende Folgen haben.
Im Rahmen eines Managementsystems wird ebenfalls der geordnete Umgang mit Dokumenten gefordert. Es werden damit Normenanforderungen erfüllt und die Rechtssicherheit erhöht.
So sieht die DIN EN ISO 14001:2015 unter Absatz „7.5.3 Lenkung dokumentierter Information” vor [1]:
Was fordert die Norm?
Die für das Umweltmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:
Die für das Umweltmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:
a) verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird;
b) angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität).
Zur Lenkung dokumentierter Information muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten berücksichtigen:
| • | Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung; |
| • | Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit; |
| • | Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle); |
| • | Aufbewahrung und Verfügung über den |
| • | weiteren Verbleib. |
Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung und Betrieb des Umweltmanagementsystems bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden.
In diesen Punkten lehnt sich die ISO 14001 stark an die ISO 9001 an (vgl. auch DIN EN ISO 9001:2015 Kap. 7.5.3).
2 Aufbewahrungsfristen
In der diesem Beitrag angehängten Datei werden die für das Umweltmanagement relevanten Aufbewahrungsfristen aufgelistet. Nähere Details zu den Fristen und den aufzubewahrenden Dokumenten und Aufzeichnungen sind im jeweils genannten Rechtstext ersichtlich. Empfehlungen geben die Fachverbände sowie die Industrie- und Handelskammern. Aufgrund der verschiedenartigen Produkte und Verfahren von Unternehmen und Betrieben sowie der großen Anzahl von Bundes- und Landesvorschriften und der regelmäßigen Anpassungen dieser Rechtstexte kann die folgende Tabelle keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder bleibende Aktualität erheben. Darüber hinaus können die Behörden – z. B. im Rahmen von Genehmigungsverfahren – weitere unternehmensspezifische Dokumentationspflichten mit entsprechend variierenden Aufbewahrungszeiten vorgeben. EU-Richtlinien nehmen ebenfalls eine bedeutende Stellung ein. Sie sind zwar an den Mitgliedsstaat gerichtet, ihre Inhalte gelten nach Umsetzung grundsätzlich in allen Mitgliedsstaaten.
Sie finden die Tabelle als Arbeitshilfe diesem Beitrag angehängt, sodass Sie sie selbst aktualisieren und/oder anpassen können.[
09011.docx]
09011.docx]Erst prüfen, dann löschen
Vor der Löschung von Daten oder Vernichtung von Akten sollte deshalb ein Blick in die aktuellen und für das Unternehmen verbindlichen Rechtstexte Klarheit über die entsprechenden Aufbewahrungsfristen geben.
Vor der Löschung von Daten oder Vernichtung von Akten sollte deshalb ein Blick in die aktuellen und für das Unternehmen verbindlichen Rechtstexte Klarheit über die entsprechenden Aufbewahrungsfristen geben.
Hinweis
Alle Dokumente mit betriebswirtschaftlichem Charakter, z. B. Verträge, Rechnungen, Lieferscheine etc. müssen aus steuerlichen Gründen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden
Alle Dokumente mit betriebswirtschaftlichem Charakter, z. B. Verträge, Rechnungen, Lieferscheine etc. müssen aus steuerlichen Gründen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden
3 Besonderheiten
GenTSV
Aufzubewahren bis zum Ende des Beschäftigtenverhältnisses nach Anhang VI, Punkt 1, GenTSV in Verbindung mit § 13 (4) BioAbfV (Stand: 05.12.2013) sind
Aufzubewahren bis zum Ende des Beschäftigtenverhältnisses nach Anhang VI, Punkt 1, GenTSV in Verbindung mit § 13 (4) BioAbfV (Stand: 05.12.2013) sind
| • | ärztliche Bescheinigungen (Gentechnik) und |
| • | Vorsorgekarteien (Gentechnik). |
Der Arbeitgeber hat das Verzeichnis nach Absatz 3 für jeden Beschäftigten bis zur Beendigung des Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren.
DepV
Ende Nachsorgephase nach § 13 Information und Dokumentation, DepV (Stand: 02.05.2013)
Ende Nachsorgephase nach § 13 Information und Dokumentation, DepV (Stand: 02.05.2013)
| • | Betriebstagebücher (Betreiber von Deponien) |
(3) Der Deponiebetreiber hat ein Betriebstagebuch nach Anhang 5 Nummer 1.4 zu führen und bis zum Ende der Nachsorgephase aufzubewahren. Auf Verlangen der zuständigen Behörde hat er das Betriebstagebuch vorzulegen.
3.1 Schriftgut, das bei bestimmten Berufen, Branchen oder Tätigkeiten und bei der Inanspruchnahme von Vergünstigungen aufzubewahren ist:
Prüfbescheinigungen
Prüfbescheinigungen nach § 17 BetrSichV (Stand: 30.04.2019)
Prüfbescheinigungen nach § 17 BetrSichV (Stand: 30.04.2019)
Aufzeichnungen und Prüfbescheinigungen sind während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort der überwachungsbedürftigen Anlage aufzubewahren und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen. Sie können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden.
(2) Unbeschadet der Aufzeichnungen und Prüfbescheinigungen nach Absatz 1 muss in der Kabine von Aufzugsanlagen eine Kennzeichnung, zum Beispiel in Form einer Prüfplakette, deutlich sichtbar und dauerhaft angebracht sein, aus der sich Monat und Jahr der nächsten wiederkehrenden Prüfung sowie der prüfenden Stelle ergibt.
Druckluft
Gesundheitskartei: von Arbeitgebern, bei denen Arbeitnehmer Druckluft ausgesetzt werden, zusammen mit den ärztlichen Bescheinigungen nach § 10 DruckLV und den bei einem Arbeitsdruck von mehr als 0,7 bar automatisch zu führenden Druckschreiberaufzeichnungen nach Nr. 1.3 (2) Anhang 1 zur DruckLV (Stand: 29.03.2017) zu führen und bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers aufzubewahren; danach ist die Gesundheitskartei der für den Sitz des Arbeitgebers zuständigen Stelle für den medizinischen Arbeitsschutz und die ärztlichen Bescheinigungen dem Arbeitnehmer zu übergeben.
Gesundheitskartei: von Arbeitgebern, bei denen Arbeitnehmer Druckluft ausgesetzt werden, zusammen mit den ärztlichen Bescheinigungen nach § 10 DruckLV und den bei einem Arbeitsdruck von mehr als 0,7 bar automatisch zu führenden Druckschreiberaufzeichnungen nach Nr. 1.3 (2) Anhang 1 zur DruckLV (Stand: 29.03.2017) zu führen und bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers aufzubewahren; danach ist die Gesundheitskartei der für den Sitz des Arbeitgebers zuständigen Stelle für den medizinischen Arbeitsschutz und die ärztlichen Bescheinigungen dem Arbeitnehmer zu übergeben.
Vorsorgekartei
Der Arbeitgeber hat eine Vorsorgekartei nach § 3 (4) ArbMedVV (Stand: 15.11.2016) zu führen mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat; die Kartei kann automatisiert geführt werden. Die Angaben sind bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen, es sei denn, dass Rechtsvorschriften oder die nach § 9 Absatz 4 bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen. Der Arbeitgeber hat der zuständigen Behörde auf Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei zu übermitteln. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen; § 34 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt.
Der Arbeitgeber hat eine Vorsorgekartei nach § 3 (4) ArbMedVV (Stand: 15.11.2016) zu führen mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat; die Kartei kann automatisiert geführt werden. Die Angaben sind bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen, es sei denn, dass Rechtsvorschriften oder die nach § 9 Absatz 4 bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen. Der Arbeitgeber hat der zuständigen Behörde auf Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei zu übermitteln. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen; § 34 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt.
Quellen
1
DIN EN ISO 14001:2015-11, Titel (deutsch): Umweltmanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO 14001:2015); Deutsche und Englische Fassung EN ISO 14001:2015; Beuth Verlag GmbH, Berlin
