04401 Eckpunkte und Ausgestaltung eines Fremdfirmencontrollings
|
Der Umfang der bei Instandhaltungsdienstleistern eingekauften Leistungen variiert in den Industrieunternehmen beträchtlich und beträgt, abhängig von der Industrie, durchschnittlich 15–46 % des Instandhaltungsbudgets [1]. Bei diesen Größenordnungen ist es wichtig sicherzustellen, dass Fremdfirmenleistungen zu wettbewerbsfähigen Konditionen beauftragt und die Leistungen effizient und vertragskonform erbracht werden. Hierbei unterstützt das Fremdfirmencontrolling.
In diesem Artikel wird beschrieben, auf welche vier Aspekte beim Aufbau eines Fremdfirmencontrollings besonders zu achten ist und wie diese beispielhaft ausgestaltet werden können. Zusätzlich werden ausgewählte Ansätze dargestellt, die dabei unterstützen, die Effektivität und Effizienz der Prozesse des Fremdfirmenmanagements zu überprüfen und weiter zu verbessern. Arbeitshilfen: von: |
1 Einleitung
Die Phase „Vertragscontrolling” ist die letzte Phase eines erfolgreichen und lebenszyklusorientierten Fremdfirmenmanagements und zugleich Ausgangspunkt zur Weiterentwicklung des Fremdfirmenmanagements (s. hierzu Kap. 04403). Die Phase des Vertragscontrollings umfasst alle Aktivitäten und Prozesse zur Überwachung und Steuerung des Fremdfirmenmanagements.
Im Rahmen dieser Phase wird/werden:
| • | Informationen bereitgestellt, auf deren Basis Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit abgeleitet werden (Berichtswesen), |
| • | die Einhaltung der mit dem Instandhaltungsdienstleister vereinbarten Vertragskonditionen verifiziert und Vertragsänderungen initiiert (Vertragsmanagement). |
| • | Risiken und Abweichungen zeitnah identifiziert und Korrekturmaßnahmen ergriffen (Risikomanagement). |
| • | die Erreichung der durch die Vergabe von Instandhaltungsleistungen an einen Instandhaltungsdienstleister geplanten Ziele bzw. Effekte überwacht und Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet (kontinuierlicher Verbesserungsprozess). |
Im Folgenden wird näher auf die spezifische Ausgestaltung dieser vier Aspekte eines zweckmäßigen Fremdfirmencontrollings im Rahmen der Phase Vertragscontrolling eingegangen.
2 Berichtswesen
Unternehmen nutzen in der Regel bereits ein Standard-Berichtwesen, um kaufmännische, technische oder sonstige entscheidungs- und führungsrelevante Unternehmensinformationen zusammenzufassen. Diese werden meist in einem regelmäßigen Zyklus (häufig erfolgt dies monatlich) an einen festgelegten Adressatenkreis versendet.
Für das Thema „Fremdfirmenmanagement” gibt es in der Regel kein Extra-Berichtswesen; sondern dieses ist eingebunden in das Standardberichtswesen des Unternehmens.
Art und Umfang der Informationen zur Abbildung des Fremdfirmenmanagements hängen von der konkreten Situation im Unternehmen und beim Empfänger ab.
Beispielunternehmen
An einem Beispiel soll kurz dargestellt werden, welche Kennzahlen zweckmäßigerweise zum Einsatz kommen. Angenommen wird ein Beispielunternehmen mit einer Instandhaltungsabteilung mit 20 Mitarbeitern, die ca. 40 % des Instandhaltungsbudgets an Instandhaltungsdienstleister beauftragt. Es gibt je Kerngewerk vier Instandhaltungsdienstleister, die regelmäßig beauftragt werden. Die Beauftragung der Leistungen erfolgt entweder über Standardleistungsverzeichnisse, Festpreisaufträge oder Aufträge, die nach Aufwand abgerechnet werden. Empfänger des monatlichen Berichts ist der Instandhaltungsleiter.
An einem Beispiel soll kurz dargestellt werden, welche Kennzahlen zweckmäßigerweise zum Einsatz kommen. Angenommen wird ein Beispielunternehmen mit einer Instandhaltungsabteilung mit 20 Mitarbeitern, die ca. 40 % des Instandhaltungsbudgets an Instandhaltungsdienstleister beauftragt. Es gibt je Kerngewerk vier Instandhaltungsdienstleister, die regelmäßig beauftragt werden. Die Beauftragung der Leistungen erfolgt entweder über Standardleistungsverzeichnisse, Festpreisaufträge oder Aufträge, die nach Aufwand abgerechnet werden. Empfänger des monatlichen Berichts ist der Instandhaltungsleiter.
Wie oben bereits erwähnt, enthalten Standardberichte entscheidungs- und führungsrelevante Informationen. In Bezug auf das Fremdfirmenmanagement leiten sich diese Informationen aus den Zielen, die mit dem Fremdfirmenmanagement erreicht werden sollen, ab. Mögliche Ziele wurden bereits erwähnt (s. hierzu Kap. 04404) wie z. B.:
