Wie in vielen Bereichen eines Unternehmens existieren auch in den Instandhaltungsbereichen viele unterschiedliche Anordnungen, Anweisungen, Ablaufdarstellungen und Richtlinien. Jedoch fehlt es in fast allen Fällen an einer strukturierten und durchgängigen Gliederung aller Unterlagen.

Bedingt dadurch lassen sich Zusammenhänge nicht erkennen, Rückschlüsse können nicht erfolgen und führen in Einzelfällen sogar zu falschen Entscheidungen. So führt eine mangelnde bzw. mangelhafte Organisation zum Beispiel dazu, dass keiner im Unternehmen genau weiß, welche Unterlagen zur Instandhaltung noch aktuell sind, welche ergänzt oder geändert wurden.

Eigentlich sollte mit den Unterlagen jedoch sichergestellt werden, dass Instandhaltungsaufgaben ökonomisch durchgeführt werden und das gesamte Geschehen in der Instandhaltung transparent wird und analysierbar ist. Dies erfordert eine angemessene Dokumentation des Instandhaltungsgeschehens.

Gegen die Dokumentation besteht aber häufig ein Widerwille, da dem Mehraufwand in vielen Fällen kein greifbarer, unmittelbarer Nutzen gegenüberzustehen scheint. Überzeugungsarbeit ist hier notwendig.

Hier gilt es, neben der Bedeutung des Instandhaltungsgeschehens die gesellschaftlichen Zwänge sowie die Vorteile eines Instandhaltungshandbuchs als Lösungsweg aufzuzeigen.

Im Zusammenhang mit dem Einsatz kapitalintensiver und hochautomatisierter Anlagen nimmt die Instandhaltung immer größeren Einfluss auf die produktionswirtschaftlichen Entscheidungsprozesse und damit auch auf betriebswirtschaftliche Vorgänge. Neben diesen Kriterien wird das Instandhaltungsgeschehen auch immer mehr durch Sicherheits- und Umweltgesetze, Verordnungen und Regeln beeinflusst. Auch die Festlegungen aus dem Regelwerk DIN EN ISO 9000-9004 hinsichtlich der Forderungen an die Qualität wirken sich auf die Instandhaltung aus.

Dabei ist es unerheblich, ob die Instandhaltung mit eigenem Personal oder über Dienstleister erbracht wird. Das Unternehmen ist für die Spezifikation der Instandhaltungsleistung verantwortlich. Dies geht nur, wenn im Vorfeld die Rahmenbedingungen wie Markt, Umfeld und Unternehmensrisiken betrachtet wurden und in der Formulierung einer oder mehrerer Instandhaltungsstrategien berücksichtigt wurden. Diese beeinflussen die Prozesse und Entscheidungen des Instandhaltungsgeschehens.

Dabei kommt dem Instrument der Dokumentation in einem Instandhaltungshandbuch eine entscheidende Bedeutung zu. Das Instandhaltungshandbuch als übergeordnetes Organisations- bzw. Dokumentationssystem der Instandhaltung bietet allein die Möglichkeit, bestehende und zukünftige Unterlagen systematisch zu ordnen. Es ist die Antwort auf die Gesamtheit der Dokumentationsanforderungen, die sich aus ökonomischen, technischen und vor allem juristischen Gesichtspunkten ergeben.